Jak nowoczesne zarządzanie kluczami wspiera ochronę dziedzictwa? Historia wdrożenia RKDS w Bibliotece Gdańskiej PAN

Bezpieczeństwo obiektów zabytkowych to znacznie więcej niż ochrona murów i cennych zbiorów. To również codzienne zarządzanie dostępem do pomieszczeń, kontrola obiegu kluczy oraz sprawna organizacja pracy. W przypadku instytucji przechowujących bezcenne zasoby kultury i nauki każdy element tego procesu ma szczególne znaczenie.

Jednym z takich miejsc jest Biblioteka Gdańska Polskiej Akademii Nauk. To jedna z najstarszych bibliotek w Polsce, której działalność obejmuje ochronę i udostępnianie wyjątkowych zbiorów gromadzonych przez stulecia. Funkcjonowanie takiej instytucji wymaga nie tylko troski o dziedzictwo, lecz także efektywnej organizacji codziennych działań operacyjnych.

Wspólny cel: bezpieczeństwo i sprawna organizacja

Jako firma od lat tworząca rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa i kontroli dostępu, na co dzień współpracujemy z przedsiębiorstwami, instytucjami publicznymi oraz obiektami infrastruktury krytycznej, wspierając ich codzienne funkcjonowanie. Tym razem mieliśmy jednak okazję zaangażować się w projekt o szczególnym znaczeniu.

W ostatnim czasie przekazaliśmy Bibliotece Gdańskiej PAN depozytor kluczy, który wspiera dziś codzienne funkcjonowanie tej wyjątkowej instytucji. Celem projektu było usprawnienie zarządzania dostępem do pomieszczeń oraz zapewnienie pełnej kontroli nad obiegiem kluczy w obiekcie.

Wyzwanie: kontrola kluczy w zabytkowym obiekcie

W dużych obiektach, szczególnie tych o historycznym charakterze, zarządzanie kluczami może stanowić istotne wyzwanie. Pracownicy muszą mieć szybki dostęp do pomieszczeń niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, a administratorzy potrzebują pełnej wiedzy o tym, kto i kiedy pobrał dany klucz oraz czy został on zwrócony.

Tradycyjne metody ewidencji często wiążą się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi, zwiększonym ryzykiem błędów oraz ograniczonymi możliwościami bieżącego monitorowania sytuacji. W takich przypadkach szczególnie dobrze sprawdzają się rozwiązania automatyzujące i porządkujące procesy.

Nowoczesne wsparcie dla codziennej pracy

Aby usprawnić ten obszar, w Bibliotece Gdańskiej PAN wdrożono system monitorowania i zarządzania obiegiem kluczy RKDS firmy Roger. Rozwiązanie pozwala uporządkować proces wydawania i zwrotu kluczy, a wszystkie najważniejsze informacje są dostępne w jednym miejscu.

Dzięki temu pracownicy nie muszą zastanawiać się, gdzie znajduje się konkretny klucz ani kto aktualnie z niego korzysta. Administratorzy zyskują natomiast pełny wgląd w historię operacji oraz możliwość skuteczniejszego zarządzania uprawnieniami dostępu.

Korzyści obejmują między innymi:

• większą kontrolę nad obiegiem kluczy,
• ograniczenie ryzyka zagubienia lub nieautoryzowanego użycia,
• oszczędność czasu związaną z obsługą procesów administracyjnych,
• lepszą organizację codziennej pracy,
• zwiększenie poziomu bezpieczeństwa obiektu.

Bezpieczeństwo dopasowane do rzeczywistych potrzeb

W obiektach zabytkowych każda modernizacja wymaga szczególnej rozwagi. Dlatego tak ważne jest wdrażanie rozwiązań, które podnoszą poziom bezpieczeństwa i usprawniają funkcjonowanie instytucji, nie naruszając przy tym historycznego charakteru miejsca.

Obecnie w Bibliotece Gdańskiej PAN funkcjonuje system dystrybucji i monitorowania obiegu kluczy obsługujący 32 klucze. Rozwiązanie wspiera codzienną pracę personelu, zapewniając pełną kontrolę nad obiegiem kluczy oraz szybki dostęp do informacji o ich wydawaniu i zwrotach.

System daje możliwość dalszej rozbudowy i objęcia ewidencją kolejnych kluczy wykorzystywanych w bibliotece. Dzięki temu rozwiązanie może rozwijać się wraz z potrzebami instytucji.

Historia współpracy z Biblioteką Gdańską PAN pokazuje, że nowoczesne technologie mogą harmonijnie współistnieć z historycznym dziedzictwem. Wdrożony system zarządzania kluczami nie tylko usprawnił codzienną organizację pracy i zwiększył kontrolę nad dostępem, ale również wpisał się w specyfikę wyjątkowego obiektu, nie ingerując w jego charakter.

Cieszymy się, że mogliśmy wesprzeć Bibliotekę Gdańską PAN, przekazując rozwiązanie, które dziś wspiera codzienną pracę personelu i pomaga chronić jeden z najcenniejszych ośrodków dziedzictwa naukowego i kulturowego w Polsce. To przykład na to, że odpowiednio dobrane technologie mogą skutecznie wspierać instytucje kultury w realizacji ich misji, usprawniając codzienne funkcjonowanie i pozwalając pracownikom skupić się na tym, co najważniejsze.